Près de 340 000 événements professionnels sont organisés chaque année ! Ils sont une réelle opportunité pour offrir un moment agréable et inoubliable à vos invités, qu'il s'agisse de vos collaborateurs, partenaires ou clients. Cependant, le lieu de votre événement est un aspect crucial. Véritable facteur de succès, son choix demande temps et réflexion. On vous livre ici nos 5 étapes pour choisir le lieu idéal pour votre événement professionnel 👇🏼
Étape n°1 : définir les besoins de votre événement
Les besoins peuvent varier selon le type d’événement que vous souhaitez organiser. Vous devez donc définir précisément les enjeux pour déterminer les prestations nécessaires et donc choisir votre lieu. Pour ce faire, il faut vous poser les bonnes questions.
Les objectifs et le type de l'événement
Une conférence, un team building ou un lancement de produit n’auront pas les mêmes exigences en termes de lieu. En effet, ce dernier doit correspondre au style et à l’ambiance de l’événement.
✅ Les questions à se poser :
Quel est l’objectif de mon événement ? Doit-il renforcer le lien entre les collaborateurs ?
A-t-il un but lucratif ou non lucratif ?
Ai-je besoin d’un espace extérieur ?
Le lieu est-il suffisamment adapté aux activités prévues ?
📋 Exemples :
Pour une formation, on privilégiera des salles de réunions bien équipées et propices à l’apprentissage
Pour un team building, il est préférable de choisir un espace avec des activités en plein air et des espaces de détente
Pour une conférence, on choisira un lieu avec des options de personnalisation pour valoriser la culture d’entreprise
Le nombre d'invités
Avec une estimation précise de votre nombre d’invités, vous déterminerez la superficie dont vous aurez besoin. Cela vous permettra d’assurer un accueil confortable pour tous les invités. En effet, un espace trop petit pourra être étouffant et inconfortable. À l’inverse, un espace trop grand paraîtra vide et impersonnel.
✅ Les questions à se poser :
Quel est le nombre d’invités ? Combien seront présents ?
De quelle superficie ai-je besoin ?
📋 Exemples :
Pour un team building de moins de 20 personnes, on peut choisir de faire un atelier de cuisine ou un escape game. Pour plus de 50 personnes, opter pour un lieu insolite, comme un château, fera son effet !
Pour une conférence de moins de 50 personnes, vous pouvez louer une salle dite “sèche”, mais vous aurez plus de contraintes organisationnelles. Pour plus de 200 personnes, n’hésitez pas à vous rapprocher des centres de congrès de votre région
Le budget
Ça va de soi : le budget, c’est le nerf de la guerre 😉
Les besoins et le nombre d’invités de votre événement impacteront largement votre budget. En effet, le type de lieu que vous choisirez sera conditionné par ce facteur clé. Il est donc un critère de décision très important. L’objectif ? Obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
✅ Les questions à se poser :
Quel est le coût de la location du lieu ?
Quelles sont les dépenses supplémentaires à prévoir (décoration, équipements techniques, services de restauration et de logement, transports, etc.) ?
Mon événement est-il rentable financièrement ?
📋 Exemples :
Pour un pop-up store, le prix de la location du lieu sera à étudier minutieusement pour que votre événement sera rentable
Pour une formation, il faudra vous renseigner si le lieu peut vous fournir les équipements nécessaires pour ne pas avoir à les louer en plus
Étape n°2 : évaluer l'accessibilité
L'emplacement
La situation géographique du lieu choisi est également un critère déterminant. En effet, il devra être facile d’accès pour tous vos invités pour éviter toutes déconvenues et/ou annulations.
✅ Les questions à se poser :
Le lieu est-il accessible en transport en commun ?
Est-il proche des axes routiers principaux ?
Y a-t-il assez de places de stationnement ?
L'accessibilité pour tous
Les personnes à mobilité réduire (PMR) doivent être au coeur de vos préoccupations dans votre choix de lieu. Entre inconfort, bad buzz et non-respect de la loi, vous pourriez rencontrer des soucis si vous ne vous assurez pas que le lieu est accessible pour tous.
✅ Les questions à se poser :
Le lieu respecte-t-il les normes PMR ?
Y a-t-il des rampes d’accès, des ascenseurs et des toilettes adaptés aux PMR ?
Étape n°3 : vérifier les équipements et services proposés par le lieu
Lors de la première étape, vous avez défini le type d’événement que vous souhaitez organiser, et donc vos besoins.
Pour des raisons de budget et d’organisation, il est indispensable de vérifier avec les lieux sélectionnés s’ils incluent les équipes et les services nécessaires au bon déroulé de votre événement.
Les équipements techniques
Selon la nature de l’événement, vous aurez besoin de certains équipements. Cela peut inclure un système son, un projecteur, des écrans, une connexion Internet haut débit, etc.
✅ Les questions à se poser :
Le lieu peut-il mettre à disposition les équipements nécessaires ?
Si ce n’est pas le cas, y a-t-il une possibilité de les louer facilement ?
Les services de restauration
Selon la durée de votre événement, vous serez amené à organiser des repas et/ou des collations pour vos invités. Ainsi, assurez-vous que ces options sont bien disponibles.
✅ Les questions à se poser :
Le lieu propose-t-il un service de restauration ?
Si oui, correspond-il à mes besoins culinaires et préférences ? Y a-t-il des possibilités de personnalisation des menus ?
Est-il possible d’engager un traiteur ?
L'hébergement
Si votre événement dure plusieurs jours ou si certains de vos invités viennent de loin, vous devrez examiner les options d’hébergement sur le lieu ou aux alentours. Pour faciliter la logistique pour vous et vos invités, il faudra privilégier un hébergement sur place.
✅ Les questions à se poser :
Y a-t-il des possibilités d’hébergement sur place ?
Si ce n’est pas le cas, quelles sont les options proches du lieu ?
Étape n°4 : considérer l'ambiance et le style du lieu
Pour que votre événement soit une réussite, le lieu doit non seulement répondre à vos besoins logistiques, mais aussi offrir une ambiance en adéquation avec l'expérience que vous souhaitez créer pour vos invités. Pour ce faire, prenez le temps de visiter plusieurs lieux pour être sûr de faire le bon choix.
La décoration et l'aménagement
Le thème et le style de l’événement seront des facteurs déterminants dans votre prise de décision. Il faudra qu’ils correspondent à l’expérience que vous souhaitez offrir à vos invités. L’objectif ? Être séduit par le lieu. Vous devrez donc tenir compte de la luminosité, de l’acoustique, des couleurs, de l’odeur, etc.
✅ Les questions à se poser :
Correspond-il au thème de mon événement ?
Le lieu est-il flexible en termes de décoration pour personnaliser l’espace ?
📋 Exemples :
Pour une conférence, on privilégiera un espace élégant et moderne
Pour un lancement de produits ou un pop-up store, le lieu doit être personnalisable à l’image de votre entreprise pour refléter votre identité de marque
L'environnement
Pour certains événements, l’environnement extérieur peut également être important. Proche d’une forêt ou d’un plan d’eau, au coeur de la ville… Votre lieu doit être minutieusement choisi selon l’événement et les activités prévues.
✅ Les questions à se poser :
Y a-t-il des possibilités d’activités proches du lieu ?
L’environnement correspond-il à l’événement que je souhaite organisé ?
📋 Exemples :
Pour un team building, vous pouvez choisir un lieu dans un environnement bucolique pour organiser des activités en extérieur ou des balades
Pour un pop-up store, un espace avec pignon sur rue en centre-ville sera le meilleur choix pour attirer un maximum de personnes
Étape n°5 : lire les avis et demander des recommandations
C’est souvent le cas, les avis et les recommandations peuvent être révélateurs de qualité de produits ou services, quels qu’ils soient.
N’hésitez donc pas à lire les avis sur Internet concernant la qualité des prestations des lieux que vous aurez sélectionnés. Et, encore mieux, essayez de contacter des personnes ayant organisé des événements similaires dans ces lieux pour avoir des retours complets.
Cela vous permettra sûrement de prendre votre décision finale si vous hésitez entre plusieurs options ou de confirmer votre choix 😉
✅ Les questions à se poser :
Le service était-il de qualité ?
Les gestionnaires du lieu ont-ils été flexibles ?
Y a-t-il eu des problèmes ?
Vous l’aurez compris, plusieurs critères sont à prendre en compte lors du choix du lieu idéal pour votre événement, qu’il soit interne ou externe. Emplacement, coût, infrastructures, accessibilité, flexibilité, ambiance et réputation sont les maîtres-mots. Même si vous faites des recherches approfondies, n’oubliez pas de vous rendre sur place et de visiter le lieu ! C’est essentiel pour ne pas vous tromper 😌
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